“云办公”如何用任务协同工具搞定项目和团队管理?

远程参加会议、团队协同作业、项目负责人进行任务分配、团队成员多人协同编辑文件及同时推进项目、人力部门在线进行审批报销……,随着“云办公”的加速普及,人们只需一台电脑、一部手机、一根网线,就能随时进入办公状态,工作时间和场所更加弹性灵活。尤其这几年期间,远程交流、线上会议等已成为“刚需”,改变着许多“上班族”的工作模式。

随着互联网进一步深入各行业领域,云办公越来越普及,也越来越被认可。在员工看来,居家办公会因为节省通勤时间,效率产出会更高。而项目管理者却认为,居家办公沟通的成本变高了,处理事情的进度变慢了。那么,如何在远程办公的情况下顺畅推进项目管理,提高团队成员的工作效率呢?一起来分析一下。

周一早上9:00整,住在郊区的黄经理就开始在电脑前忙碌起来:打开飞项查看早推送,登陆企业邮箱查看客户邮件并做回复,利用飞项发起事项待办并结合腾讯会议创建远程视频会议,和同事一起创建事项、分析数据、查看团队日程,多平台切换,丝毫不影响大家的协同。

虽然大部分员工倾向于居家办公,但好一些“身在居家办公中”的老板们与日俱增的焦虑也随之而来:

员工居家工作,有没有认真干活?

在做事还是摸鱼?

项目能顺利推进吗?

进度能保证吗?

如何做绩效考核?

前不久有新闻报道,某企业要求员工全员居家办公,并安装电脑监控软件,每5分钟自动截屏抓拍,每天截屏不够89次的算旷工。员工爆料称,“几次抓拍不到就要扣除全部绩效,以至于大家都不敢去上厕所”。事件一经曝光,就引起公众热议。

确实,在传统办公环境,面对面,9点打卡6点下班,随时沟通,老板更愿意用肉眼、现场办公来验证员工是否工作满8小时。但如果远程居家办公已经逐渐成为常态,为了保证员工的工作效率,难道除了监控就没有更好的办法了吗?当然有!

比如借助专业的项目管理工具进行项目管理和团队协同。国内项目管理工具飞项某项目组负责人林先生表示:利用专业项目管理工具可以科学的管理和进行团队协同,相比起粗暴的监管方式,大家更喜欢这种人性化的工具,虽然大家散落在各地,但是对业务丝毫没有耽误。

林先生认为,想更好的做好居家办公,无非做好两个工作:管好人和管对事。他发现,很多团队利用项目管理工具飞项也主要集中在这几个地方:

如何明确目标,落实到人。居家办公比不上在会议室面对面交代任务来得干脆利落,很多时候大家通过线上会议或者语音电话接收到的信息理解不一定到位,因为任务如何正确的传达到位就非常关键,搞不好很多员工还会因此偷工减料。

项目管理者利用飞项的任务拆解和脉络图就很方便处理上述难题。飞项的脉络图可以像思维导图一样创建事项,让事项派发跟你的思维一样顺滑。为了不让项目出现岗位真空的情况,管理者还可以在脉络图内直接创建事项/会议/待办,把事项的子孙管理梳理清晰,确保做到人人不落空,这样,大家都明确了自己的目标和任务,不会因为信息不同步而开始摸鱼。

沟通到位,信息完全触达是居家远程办公的一个痛点。平时很多工作需要团队协作,居家办公之后,同事之间、团队之间的沟通要依赖线上、语音、电话,很多时候无法进行多信息的同步和触达,视频会议的效果肯定不如大家面对面沟通直接,所以相互协作和沟通成本变高,影响工作进度。

飞项IM在沟通上做了很多人性化的设置,每个事项都拥有专属的IM可以在事项内继续发起待办、会议等小任务,也可以给沟通内容标记重点,这样,沟通到哪里随时发起待办和会议,能解决的事情可以马上处理,以免下线后又晕头转向忘记要做的事。

很多时候,居家办公会出现一种情况,那就是“缺乏上班仪式感”带来的积极性下降、效率不如以前,甚至居家后没有在公司的那种激情,人变得拖延松垮,家务事也影响着工作。别说做个人绩效考核打分,恐怕连KPI都无法完成!这也是老板焦虑所在。

如何缓解老板的焦虑?飞项项目经理林先生指出,建立信任,让老板充分相信居家办公的效率和积极性。但林经理也认为,这是下策,毕竟情感的信任更多是基于感性上的。想要降低老板的焦虑,只有转变信任的方式,比如直接用任务进度导向来考核。如何用任务进度导向考核?林先生推荐飞项的月视图、团队日程和数据报表。

在团队日程里面,项目管理者可以在月视图中快速概览月度安排,飞项提供多种筛选维度:空间、项目、标签、完成情况、协作人、创建人、责任人,以及自定义筛选器,过滤出自己想要看的内容,多项目多任务同步推进也小菜一碟。此外,在成员安排中也可以非常直观的看到项目组成员的工作进展和时间安排,方便管理者随时调整。对于老板来说,这也是其中可以作为绩效考核的板块之一。

此外,数据分析也是项目管理者“监控”居家远程办公的利器之一。很多时候我们无法时时通过视频或语音聊天监控员工是在拼命工作还是混沌摸鱼,但是数据不会骗人。飞项支持在空间内跨项目进行以“事”纬度、以及以“人”纬度分别的报表分析,主要包括:整体分析、人员分析和事项分析。项目管理者通过数据可以看到每个项目和成员的效率、任务进展程度。

其实,远程办公成为趋势的情况下,很多企业和项目团队都有自己的应对方式。只不过在选择任务协同工具做项目管理的时候不要背离初衷,项目管理者要做的是管好项目,让项目顺利推进执行,而不是用工具来监控员工的积极性。

作为项目管理者和企业老板,为了确保员工能够及时、准确、圆满地完成工作任务,各层级管理者,要善于利用远程办公的机遇,通过沟通和协作不断激励、提升下属的学习能力,并进行适当的检查、跟踪和监督,可以对下属进行学习内容的适当考核和跟踪,复盘,并将其作为绩效考核的其中一项内容,占据一定的考核比例,这些都是远程办公下切实可行的管理措施。

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